Punkt wyjścia
Średniej wielkości firma szkoleniowa i edukacyjna. Operacje są rozłożone na ponad 10 różnych systemów: LMS, CRM, planowanie, płatności, komunikacja z uczestnikami, magazyn treści i analityka. Każda nowa edycja kursu oznacza dziesiątki ręcznych czynności, które ktoś musi uruchomić we właściwej kolejności.
Przy wzroście z 10 do 50 edycji miesięcznie całość zaczęła się sypać. Tradycyjne rozwiązanie, czyli zatrudnienie większej liczby osób do operacji, było wolne i drogie.
Problem
- Kruche ręczne połączenia. Każde przekazanie między systemami ktoś musiał uruchomić.
- Błędy przy skali. Przy kilku edycjach naraz błędy się kumulowały. Pojawiały się brakujące linki do logowania, złe dane do faktur i przegapione przypomnienia.
- Etaty jako jedyna dźwignia. Operacje rosły liniowo wraz z wolumenem, co było nie do utrzymania ekonomicznie.
Rozwiązanie: orkiestrator AI
Zbudowaliśmy orkiestrator AI, który łączy ponad 10 systemów i prowadzi operacje półautomatycznie, z punktami kontrolnymi human-in-the-loop przy krytycznych decyzjach.
Jak to działa:
- Agent widzi stan wszystkich podpiętych systemów. Wie, kto jest zapisany, kto zapłacił, kto ma dostać co i kiedy.
- Agent proponuje działania: wysłać zaproszenie, zaktualizować CRM, wystawić fakturę, wysłać przypomnienie.
- Osoba z operacji zatwierdza krytyczne działania w jednym interfejsie. Przy rutynowych sprawach orkiestrator działa sam, ale każde działanie jest logowane i możliwe do audytu.
Stosu technologicznego nie ujawniamy publicznie. Łączy on warstwę agentów LLM, deterministyczną warstwę orkiestracji i interfejs audytu z punktami kontrolnymi. Szczegóły omawiamy z klientami na rozmowie.
Co się zmieniło
- Przygotowanie edycji skróciło się z dni ręcznej koordynacji do godzin.
- Błędy typu „zapomniano” (brakujący link, nieopłacona faktura) są niemal wyeliminowane, bo orkiestrator nigdy nie zapomina.
- Zespół operacyjny mniej kopiuje między systemami, a więcej pracuje z ludźmi: uczestnikami, prowadzącymi i klientami.
- Skala oznacza, że firma obsługuje dziś wolumen, który wcześniej wymagałby wyraźnie większego zespołu operacyjnego.
Konkretne liczby (przed i po, procent redukcji ręcznych czynności) ustalamy z klientem. Zaktualizujemy tę stronę, gdy zostaną zatwierdzone.
Co z tego wziąć do siebie
- Zacznijcie od jednego kruchego przekazania, nie od całej firmy. Od najmniejszego miejsca, w którym najczęściej się sypie.
- Human-in-the-loop to nie słabość, tylko zabezpieczenie. Przy pierwszym uruchomieniu niech każde działanie zatwierdza człowiek. Po tygodniu zobaczycie, które działania są dość rutynowe, żeby je zautomatyzować, a które nie.
- Logujcie wszystko. Możliwość audytu jest tym, co zamienia eksperyment z AI w rozwiązanie produkcyjne.
Jak to spróbować u was
Jeśli interesuje was podobny orkiestrator u siebie, zacznijmy od 15-minutowej rozmowy. Sprawdzimy, czy to ma u was sens i które z naszych szkoleń będzie do tego najlepszym startem.